Envoyer archivage et la taille de la boîte aux lettres - Recommandations bonnes pratiques du serveur Microsoft Exchange de

Fond

Aujourd'hui, les entreprises, grandes et petites, dépendent de leurs systèmes de messagerie pour une grande majorité de leurs besoins de communication. Email s'est développée à partir d'un rudimentaire, la technologie inaccessible utilisé que par le tech-savvy à son rôle actuel en tant que rapide, outil de communication fiable pour à peu près tout le monde. En cours de route, en fonction des besoins des utilisateurs et de stockage de données ont évolué - rappelez-vous quand 1 Mo de stockage était une grosse affaire? - L'utilisation des systèmes de messagerie a augmenté bien au-delà de leur champ d'origine de l'envoi et la réception de messages courts. Les systèmes de messagerie d'aujourd'hui fournissent d'agenda, de stockage collaboration de groupe, gestion de tâches, flux de travail et, de plus en plus, des fichiers et des données. Les utilisateurs peuvent désormais stocker de nombreuses années d'une valeur de courriels et les pièces jointes, et renvoyer à eux sur une base régulière de l'information historique importante.

Cette augmentation de la rétention des documents, ainsi que la taille croissante des pièces jointes, a causé des systèmes de messagerie d'augmenter considérablement en taille et exigent donc une plus grande capacité technique et de gestion. Pendant ce temps, le contenu de l'email lui-même a augmenté en valeur - étant souvent sensibles, exclusifs ou même à mission critique dans la nature. Il est essentiel que les entreprises d'aujourd'hui protège son investissement courrier électronique et des systèmes associés avec conservation des documents et des politiques d'archivage. Une politique efficace pour équilibrer les besoins du système en matière de sécurité et de stabilité avec les besoins des utilisateurs qui comprennent un accès rapide.

Au cours des années de travail avec nos clients, des systèmes Seitel a développé un ensemble de meilleures pratiques pour faire face à ces besoins complexes. Ci-dessous sont nos recommandations pour la conservation et l'archivage dans Exchange Server de Microsoft.

Modèles de stratégie de groupe

Peu importe si l'archivage automatique Outlook est utilisé pour gérer les boîtes aux lettres, le modèle de stratégie de groupe Outlook doit être utilisé pour contrôler de façon centralisée les paramètres (y compris si oui ou non l'archivage est autorisé). Les informations de configuration sont disponibles ci-dessous.

Outlook 2007: Outlk12.adm Outlook 2003: Outlk11.adm

Environnements Exchange 2000 Exchange 2000 est limitée dans la quantité de stockage disponible de 16 Go (17 Go pour les réparations à court terme). En conséquence, le protocole SSL recommande que ces organisations mettent en œuvre des politiques de gestion de boîtes aux lettres comme suit:

1. Limites de taille de boîte aux lettres: 500 Mo ou plus petits en fonction de la taille globale de l'organisation. Les petites entreprises peuvent avoir des limites de boîtes aux lettres plus grandes. Cela devrait être géré par des quotas de boîtes aux lettres appliquées par Exchange Server. Comme les utilisateurs de s'approcher de leur quota assigné ils recevront des messages d'avertissement à cet effet. Une fois qu'ils atteignent le quota, ils seront limités d'envoyer et de recevoir des courriels.

2. Archivage automatique de messagerie Outlook doit être configuré pour tous les utilisateurs à exécuter avec les paramètres suivants:

Activer l'archivage automatique: Oui

Exécuter l'archivage automatique tous les jours: 7

Demander avant l'exécution de l'archivage automatique: Non

Supprimer les éléments arrivés: Aucun

Archiver les éléments ou supprimer les anciens: Aucun

(Note: ceci est un paramètre pertinent pour les politiques de conservation e-mail et les dates d'expiration, et non pas le dossier des éléments supprimés)

Afficher le dossier d'archivage dans la liste des dossiers: Oui

Nettoyez les éléments plus anciens que: Jamais

Supprimer définitivement les anciens éléments: Non

(Note: ceci est un paramètre pertinent pour les politiques de conservation e-mail et les dates d'expiration, et non pas le dossier des éléments supprimés)

3. Dossiers d'archives doivent être stockés dans les emplacements suivants:

Utilisateurs de poste de travail · archivez un fichier pst situé sur le réseau. Cela risque de corruption de fichier comme MSFT déconseille d'utiliser un partage réseau pour l'auto archivage d'emails, mais des solutions alternatives (telles que l'archivage local) entraîne un plus grand risque de perte de données due à issues.Search disque ou de sauvegarde du site de support Microsoft pour kb/297019 pour trouver l'article à l'appui.

· Les utilisateurs de portables devraient archiver dans un fichier pst situés sur leur disque dur local. Un processus manuel sera nécessaire de copier ces fichiers PST sur le réseau sur une base régulière (hebdomadaire minimum) afin de s'assurer qu'ils sont sauvegardés. SSL recommande de placer un rendez-vous récurrent sur le calendrier de l'utilisateur.

· Un processus manuel sera nécessaire pour tous les utilisateurs pour s'assurer que les fichiers PST individuels ne dépassent pas 2 Go en taille. La fréquence de ce processus dépendra de la vitesse de messagerie envoi et de réception, mais doit être vérifiée au moins une fois par an. SSL recommande de placer un rendez-vous récurrent sur le calendrier de l'utilisateur.

Environnements Exchange 2003 Exchange 2003 est limitée dans la quantité de mémoire disponible à 75 GB. Il s'agit d'un espace de stockage plus probable sera consommée par la petite entreprise moyenne, mais pour les entreprises qui approchent de cette limite SSL recommande l'une des solutions suivantes:

· Mise à niveau vers Exchange Server 2007 avec son espace de stockage quasi-illimitée. Il s'agit de la solution la plus probable pour les entreprises sur le matériel ancien ou tout simplement désireux de profiter des fonctionnalités de l'année 2007.

· Ajouter dans un magasin de seconde boîte aux lettres sur le serveur Exchange existant et de migrer les boîtes aux lettres pour équilibrer la charge de stockage. Cette solution suppose l'espace disque disponible et durée de vie utile restante du matériel du serveur.

En raison de l'espace de stockage disponible grandes et les complexités inhérentes à archiver des fichiers SSL ne recommande pas la mise en œuvre des limites de taille de boîte aux lettres ou de courriels auto-archivage des politiques à l'exception des portables (mobiles) des utilisateurs. La gestion des utilisateurs prudente de leurs boîtes aux lettres est encouragée par la suppression des e-mails non essentiels en particulier ceux avec des pièces jointes volumineuses qui n'ont pas besoin d'être archivés. Le modèle de stratégie de groupe Outlook doit être utilisé pour empêcher les utilisateurs d'activer l'archivage automatique sur leur boîte aux lettres.

Les utilisateurs mobiles avec des grandes boîtes aux lettres connaîtra dégradation significative des performances lors de l'utilisation en dehors du réseau local de bureau. Le mode Exchange mis en cache ou les fichiers de stockage hors ligne ne sont pas recommandés car ils sont tous deux limités à 2 Go la taille des fichiers, en plus de leur temps de synchronisation requise peut être douloureux lorsque vous avez terminé via une connexion WAN (ADSL ou autre). Pour les utilisateurs mobiles SSL recommande ce qui suit:

1. Outlook doit être configuré pour utiliser RPC sur HTTPS pour permettre un accès sécurisé à Exchange Server chaque fois que l'ordinateur portable est connecté à l'Internet

2. Pour maintenir les performances à un niveau acceptable, il est recommandé que les utilisateurs mobiles ont besoin de garder leurs boîtes aux lettres en dessous de 500 Mo en taille. Cela pourrait être géré par des quotas de boîtes aux lettres appliquées par Exchange Server.

3. Archivage automatique doit être activée pour les utilisateurs mobiles de fonctionner tranquillement tous les 7 jours et archiver les informations dans un fichier pst situés sur leur disque dur local. Un processus manuel sera nécessaire de copier ces fichiers PST sur le réseau sur une base régulière (hebdomadaire minimum) afin de s'assurer qu'ils sont sauvegardés. SSL recommande de placer un rendez-vous récurrent sur le calendrier de l'utilisateur.

4. Un processus manuel sera requis pour les utilisateurs mobiles afin de s'assurer que les fichiers pst individuels ne dépassent pas 2 Go en taille. La fréquence de ce processus dépendra de la vitesse de messagerie envoi et de réception, mais doit être vérifiée au moins une fois par an. SSL recommande de placer un rendez-vous récurrent sur le calendrier de l'utilisateur.

Environnements Exchange 2007 Exchange 2007 offre près de stockage illimité limité que par l'espace disque disponible. En conséquence, le protocole SSL ne recommande pas la mise en œuvre des limites de taille de boîte aux lettres ou de courriels auto-archivage des politiques à l'exception des portables (mobiles) des utilisateurs. La gestion des utilisateurs prudente de leurs boîtes aux lettres est encouragée par la suppression des e-mails non essentiels en particulier ceux avec des pièces jointes volumineuses qui n'ont pas besoin d'être archivés. Le modèle de stratégie de groupe Outlook doit être utilisé pour empêcher les utilisateurs d'activer l'archivage automatique sur leur boîte aux lettres.

Les utilisateurs mobiles avec des grandes boîtes aux lettres connaîtra dégradation significative des performances lors de l'utilisation en dehors du réseau local de bureau. Le mode Exchange mis en cache ou les fichiers de stockage hors ligne ne sont pas recommandés car ils sont tous deux limités à 2 Go la taille des fichiers, en plus de leur temps de synchronisation requise peut être douloureux lorsque vous avez terminé via une connexion WAN (ADSL ou autre). Pour les utilisateurs mobiles SSL recommande ce qui suit:

1. Outlook doit être configuré pour utiliser RPC sur HTTPS pour permettre un accès sécurisé à Exchange Server chaque fois que l'ordinateur portable est connecté à l'Internet

2. Pour maintenir les performances à un niveau acceptable, il est recommandé que les utilisateurs mobiles ont besoin de garder leurs boîtes aux lettres en dessous de 500 Mo en taille. Cela pourrait être géré par des quotas de boîtes aux lettres appliquées par Exchange Server.

3. Archivage automatique doit être activée pour les utilisateurs mobiles de fonctionner tranquillement tous les 7 jours et archiver les informations dans un fichier pst situés sur leur disque dur local. Un processus manuel sera nécessaire de copier ces fichiers PST sur le réseau sur une base régulière (hebdomadaire minimum) afin de s'assurer qu'ils sont sauvegardés. SSL recommande de placer un rendez-vous récurrent sur le calendrier de l'utilisateur.

4. Un processus manuel sera requis pour les utilisateurs mobiles afin de s'assurer que les fichiers pst individuels ne dépassent pas 2 Go en taille. La fréquence de ce processus dépendra de la vitesse de messagerie envoi et de réception, mais doit être vérifiée au moins une fois par an. SSL recommande de placer un rendez-vous récurrent sur le calendrier de l'utilisateur.

Liens:

Les informations de configuration pour les paramètres de rétention est disponible à l'adresse: http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc303413.aspx (Cliquez sur "configurer les paramètres de rétention).

Le modèle Outlook administratif est situé dans le Kit de ressources Office qui peut être téléchargé à partir de: http://technet.microsoft.com/en-us/office/desktop/default.aspx. Différentes versions sont disponibles via le lien Accueil-> Versions.